Chuyển đổi số - Quyết định sống còn của doanh nghiệp

"Chuyển đổi số” là cụm từ được nhắc đến bên cạnh các khái niệm như điện toán đám mây, Big Data, Blockchain,... và được coi như một xu hướng tất yếu trong thời kỳ cách mạng số 4.0. Vậy chuyển đổi số là gì và vì sao các tổ chức, doanh nghiệp nên thực hiện càng sớm các tốt? Cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết này

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình doanh nghiệp tích hợp và áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào các lĩnh vực của tổ chức. Nhằm gia tăng hiệu quả kinh doanh, tối ưu vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh mới cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số cũng là một sự thay đổi về văn hóa của các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi, thử nghiệm cái mới và thoải mái chấp nhận các thất bại. Thay đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình hiện đại một cách toàn diện. Một vài công nghệ nổi bật hỗ trợ chuyển đổi số nhanh gồm: Big Data, IoT (Internet of Things - internet vạn vật), Cloud (điện toán đám mây),...

2. Tại sao “chuyển đổi số” lại quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay?

Thực tế chuyển đổi số không chỉ là ứng dụng các phần mềm số hóa vào vận hành để giảm sức người, tối ưu chi phí mà còn thay đổi tư duy vận hành của người quản lý. Dưới đây là 5 điểm tiêu biểu thể hiện tầm quan trọng của xu hướng chuyển đổi số ngày nay.

• Thay đổi tư duy quản lý, văn hóa tổ chức

• Cung cấp thông tin, dữ liệu nhanh chóng

• Giảm chi phí vận hành

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Xem thêm: Kinh nghiệm áp dụng chuyển đổi số cho doanh nghiệp

3. So sánh sự khác biệt giữa doanh nghiệp truyền thống và doanh nghiệp đã chuyển đổi số.

• Lập kế hoạch sản xuất

Đối với những doanh nghiệp truyền thống, các đơn hàng có thể về liên tục theo từng thời điểm khác nhau, với những yêu cầu nguyên vật liệu rất đa dạng theo từng đơn hàng khiến doanh nghiệp không thể tính toán được lượng hàng hóa trong kho và những nguyên liệu cần thiết, dẫn đến ứ đọng hàng hóa, lúc thiếu hoặc thừa nguyên liệu gây lãng phí nguyên liệu. Thêm vào đó, doanh nghiệp truyền thống khó tính toán được năng lực của nhà máy, lượng nhân sự, tình hình máy móc hiện tại và trong tương lai, dẫn đến việc lúng túng trong việc lập kế hoạch sản xuất, chưa tối ưu hóa được nguồn lực của doanh nghiệp.

Trái ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi số sẽ tận dụng các phần mềm dựa vào dữ liệu thời gian giao hàng của đơn hàng, tình hình nguyên vật liệu hiện tại, máy móc, nhân sự để tự động lên kế hoạch sản xuất. Điều này giúp khắc phục tình trạng dư thừa vật liệu, ứ đọng hàng tồn, tiết kiệm chi phí lưu kho. Ngoài ra, khi đơn hàng về nhiều, phần mềm sẽ tự động tính toán năng lực sản xuất để đề xuất quyết định có khả năng nhận thêm bao nhiêu đơn, đồng thời cảnh báo nếu gần chạm trần công suất sản xuất và tự động phân tích dữ liệu cũ để dự báo tương lai, đề xuất và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đầu tư máy móc.

• Quản lý kho hàng

Hoạt động nhập xuất tồn hàng hóa và nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp truyền thống thường đang triển khai bằng các thao tác thủ công bằng phiếu và chứng từ. Dẫn đến việc các bộ phận khác không thể kế thừa và nắm bắt được hiện trạng hàng tồn kho hiện tại. Hàng nhập kho được sắp xếp chưa theo quy cách chuẩn, khiến cho việc truy xuất hàng hoá gặp khó khăn.

Vấn đề này sẽ được giải quyết nếu có sự kết hợp với các phần mềm, công nghệ tích hợp như chúng ta có thể thấy ở các doanh nghiệp chuyển đổi số. Hoạt động nhập xuất tồn kho được triển khai hoàn toàn bằng công nghệ quét mã vạch (barcode và QR code), dữ liệu được nhập liệu ngay lập tức lên hệ thống thông tin chung. Giúp các bộ phận khác có thể dễ dàng truy xuất tình hình hiện tại, quản lý phiếu và chứng từ dễ dàng. Những công cụ quản lý thông minh khiến việc sắp xếp, quản lý, truy xuất thông tin hàng hóa không còn là vấn đề đau đầu đối với các doanh nghiệp.

• Quản lý chất lượng sản xuất

Đối với các phương pháp quản lý truyền thống, khi gia tăng tốc độ sản xuất, gia tăng sản lượng thì luôn phải đối diện với tình trạng chất lượng thành phẩm giảm xuống do không thể kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên với sự hỗ trợ của công nghệ quản lý, những doanh nghiệp chuyển đổi số hoàn toàn có thể nâng cao sản lượng nhưng cũng đồng thời đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Thông qua việc kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào, các công đoạn sản xuất và sản phẩm đầu ra. Phần mềm sẽ kế thừa dữ liệu từ bộ phận quản lý kho hàng, từ đó sẽ kiểm soát được chất lượng và nguồn gốc nguyên vật liệu đầu vào. Công nghệ sẽ hỗ trợ việc thống kê và đánh giá các chỉ số hỏng, huỷ, tiêu hao, xác định nguyên nhân lỗi, đồng thời báo cáo lên nhà quản lý để có những điều chỉnh tối ưu hơn.

• Báo cáo quản trị

Với quy mô sản xuất lớn và phương pháp quản lý truyền thống thì việc báo cáo tổng thể hiện trạng sản xuất, nhà máy luôn là nhiệm vụ không hề dễ dàng đối với các doanh nghiệp truyền thống. Bởi công việc này cần nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu của từng bộ phận, sau đó rà soát để tính toán các chỉ số quản trị.

Công việc này lại trở nên dễ dàng hơn đối với các doanh nghiệp chuyển đổi số, nhà quản trị có thể dễ dàng truy xuất báo cáo theo thời gian thực, bất kỳ khi nào cần và tại bất kỳ địa điểm nào với sự hỗ trợ của các phần mềm, nền tảng công nghệ. Với các hạng mục báo cáo như: báo cáo nhu cầu vật tư, thống kê sản lượng sản xuất theo nhiều tiêu chí. Hệ thống cảnh báo tự động khi phát sinh thiếu hụt hoặc vượt định mức, lô/date, dữ liệu nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, cho thành phẩm và báo cáo dữ liệu giá thành sản xuất, kế toán.

• Phương pháp tiếp thị

Rõ ràng trong thực tế rằng là các doanh nghiệp chuyển đổi số cần phải có nhiều ngân sách hơn để chi tiêu cho các chương trình tiếp thị của họ trong khi kinh doanh truyền thống có ngân sách hạn chế và các lựa chọn hạn chế. Sự lựa chọn về hình thức của những chiến dịch tiếp thị của các doanh nghiệp chuyển đổi số đa dạng hơn bao gồm blog, các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Youtube, TikTok, và những KOLs, ... Với số tiền phải chi cho những chiến dịch Marketing không hề nhỏ, lợi ích của chúng mang lại cho các doanh nghiệp là mức độ nhận diện cao hơn và kèm theo đó là thu hút thêm được nhiều khách hàng và tạo được nguồn lợi nhuận khổng lồ. Trái lại, những doanh nghiệp chưa chuyển đổi số thường tìm đến sự giúp đỡ của các phương thức tiếp thị truyền thống khác như quảng cáo trên báo và tờ rơi với chi phí rẻ hơn nhưng mức độ bao phủ chưa cao.

Hiện tại, thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Doanh nghiệp nào ứng dụng thành công chuyển đổi số thì mọi hoạt động dễ dàng đạt hiệu quả hơn, thành công hơn. Đặc biệt là khi mà công nghệ ngày càng phát triển, thiên biến vạn hóa, chuyển đổi số không chỉ là một sự lựa chọn. Các công ty cần phải thoát ra khỏi vùng an toàn, tự tái tạo và cạnh tranh trong thế giới được chi phối bởi các công nghệ tiên tiến.

Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số của DN sản xuất sau dịch - chia sẻ từ Babuki

Nguồn: X-Leader Community