Recap Webinar "BÉ HỌC LẮC" (Larksuite) - Mr. Vương Nguyên Hảo - Founder Buy124.com

Webinar lần này do A1Demy, Haravan, VIHAT và Bizfly đồng tổ chức đang diễn ra cùng diễn giả là anh Vuong Nguyenhao (Vương Nguyên Hảo) - Founder Buy124.com -  Dịch vụ mua hộ hàng từ Mỹ về Việt Nam.

Anh Hảo chia sẻ về cách áp dụng Larksuite cho doanh nghiệp vừa và nhỏ để tiết kiệm chi phí, tăng năng suất nhân viên, giao Task dễ dàng. Sau đây là những chi tiết mình đã recap lại trong buổi chia sẻ, mọi người cùng tham khảo nhé:

Lark là gì?

Là một nền tảng cộng tác doanh nghiệp được phát triển bởi Bytedance, ứng dụng Lark được tất cả các ứng dụng nhỏ lại với nhau để cả công ty có thể làm việc trên này.

Các tính năng của Lark như: miễn phí dưới 50 users, meeting, messenger, lịch, docs, email, API

Vậy Lark phù hợp với những đối tượng nào?

• Với những doanh nghiệp nhỏ, chưa có nguồn lực để chuyển đổi số nhưng có thể triển khai chuyển đổi số từ những ngày đầu
• Với những công ty chưa có quy trình làm việc rõ ràng ( cái này mình chia sẻ 1 số mẫu giao việc bên mình đang áp dụng bạn có thể tham khảo)
• Với những bạn đang chưa biết phải bắt đầu từ đầu hoặc đang tìm kiếm công cụ làm việc hiệu quả hơn.

Tại sao các doanh nghiệp lại dùng Lark:

Trong khi cách làm việc cũ của họ là:

• Giao tiếp với các thành viên trong Team qua Message/ Zalo/ Slack… —> Không kiểm soát được việc giao tiếp, phân công công việc và theo dõi task.
• Lưu trữ dữ liệu qua Drive —> Tài liệu ở các Folder chưa được liên kết với nhau và data phải lưu rất nhiều chưa có cách nhóm lại để Team dễ dàng theo dõi
• Giao việc qua Notion/ Trello —-> Không có phân biệt rõ giữa Task daily và Task project
• Theo dõi lịch —--> Google Meet/ Không có lịch toàn công ty
• Họp dùng Google Meet
• Chưa có cách quản lý việc nghỉ của nhân viên như thế nào. —--> Nhân viên nghỉ thì nhắn tin —--> Không có cách ghi nhận

Bài viết liên quan: Recap event: "Quản trị chuỗi bán lẻ đa kênh, ứng dụng công nghệ tự động hóa" - Ms. Cao Ánh Tuyết - Ms. Nga Nguyễn

Khi họ sử dụng các cách làm đó thì gặp phải các vấn đề như:

• Dữ liệu bị phân mảnh rất nhiều 
• Không thể kiểm soát dữ liệu.
• Giao tiếp trong đội nhóm chưa hiệu quả. 
• Khó follow và theo sát những vấn đề của Team và task giao.

Cách anh Hảo sử dụng Lark và ứng dụng ra làm sao?

Vì được free 50 users và 200GB nên anh đã sử dụng 

1. Giao tiếp trên Lark

• Theo các group chat: Chat chung toàn công ty, tin nhắn theo dạng nối tiếp câu chuyện → Khó follow theo case
• Theo các Group topic: Theo từng vấn đề có ưu điểm là dễ follow theo từng case
• Nhắn tin cá nhân

Vì quy về 1 nơi và dữ liệu được lưu khá lâu, vậy nên không sợ mất dữ liệu,hơn nữa khi tìm và lục lại rất tiện  

2. Lưu trữ ngay trên Lark -> Mục Docs : Cách lưu trữ của Docs rất hay với các tính năng tương tự như Notion ( Có thể tùy biến rất nhiều tính năng trên 1 trang doc) 

• Dữ liệu được sắp xếp gọn gàng ( Tài liệu & HDSD cũng như quy tắc công ty sắp xếp và lưu trên Wiki ) 
• Có các tính năng Toggle List dễ nắm ý chính
• Tương tự như cách lưu trữ trên Drive. ( Doc/ Sheet/ Bitabale.... ) 
• Dễ dàng link các bảng biểu và tài liệu lại với nhau với tính dẫn tài liệu cần tham khảo vào Doc hiện tại.... 

Webinar "Bé học lắc" do A1demy tổ chức

3. Giao việc qua Bitable ( là một dạng Sheet cực kỳ hay trong Lark ( áp dụng cơ chế lọc của Notion)

• Có thể giao task cho toàn bộ công ty ( Đây là dạng task theo Project → Task lâu dài không phải Daily Task. Daily Task chỉ cần thao tác trên mục nhiệm vụ có sẵn trên thanh bar). Từ đó có thể biết được công ty có bao nhiêu task, bộ phận nào đang làm task nào, bao nhiêu ngày nữa là Deadline, tình trạng task như thế nào, có mục nhắc nhở, người được giao việc,..
• Có thể lọc Data đơn giản
• Có thể Setup Automation 
• Có thể theo dõi công việc phân nhóm và nhóm cấp 1-2-3.... để quản lý .
• Và còn nhiều tính năng khác nữa....

4. Lịch 

• Có thể lên lịch cho toàn bộ công ty. 
• Có thể tạo thêm lịch cho cá nhân và phân loại. 
• Chưa hoặc không biết nếu 1 người có nhiều tổ chức/ công ty và có nhiều cuộc họp ở từng tổ chức khác nhau thì có link về 1 calendar được hay không?

5. Lark Meet 

• Tạo cuộc họp đơn giản. 
• Tương tự các tính năng như Google Meet. ( Hẹn giờ/ Nhắc nhở …. ) 
• Dễ dàng mời các thành viên meet và setup giờ họp. 
• Dễ dàng tương tác với người dùng bên ngoài. 

6. Tác vụ

• Dễ dàng tạo nhiệm vụ cho cá nhân và Team ngay trong đoạn chat hoặc task daily.

7. Approval 

• Lên phiếu xin phép cho toàn bộ nhân viên, áp dụng quy trình duyệt theo từng cấp bậc. 
• Tạo Request payment. 
• Tạo phiếu thu và chi trong ngày. 
• Có thể tích hợp thêm Lark Flow để đổ dữ liệu về sheet -> Tiện trong việc quản lý của kế toán

8. Moment (bảng tin ) 

• Mạng xã hội thu nhỏ của công ty
• Như facebook mini. 
• Dùng để khen thưởng các cá nhân có thành tích tốt. 
• Để làm khảo sát.
• Duy trì văn hóa công ty. 

9. Mục yêu thích 

• Lưu lại dữ liệu nhanh và dễ tìm đến trang đích
• Không gian làm việc 
• Nơi tích hợp các Mini App.

10. Phát triển thêm 

• Bên Buy124 đang áp dụng việc tích hợp gửi thông tin khi có đơn hàng phát sinh. 
• Có khách đặt trên Website thì báo về Lark. 
• Nhân viên bộ phận liên quan nhận thông tin. 
• Xử lý đơn hàng.

Mọi người muốn xem đầy đủ buổi chia sẻ thì nhắn Nguyễn Thị Thanh Thảo để lấy record ạ.