5 cấu trúc triển khai Content tiếng anh hiệu quả

Báo cáo hay email trao đổi công việc cần phải đưa ra thông tin chính xác, rõ ràng và ngắn gọn. Vì vậy, người viết cần hình thành thói quen viết sao cho đối phương có thể nắm được những ý quan trọng nhất chỉ sau vài dòng đầu tiên.
Để làm được điều này, hãy đảm bảo câu trong văn bản của bạn không quá dài, và quan trọng hơn cả, những thông tin quan trọng nhất phải được đưa ra ở ngay phần đầu. Nói cách khác, trong câu mở đầu, bạn phải tóm lược ý chính của cả bài viết.
Khi viết báo cáo hay email trao đổi công việc, hãy áp dụng các cấu trúc dưới đây để lập dàn ý, dựa vào đó trình bày nội dung sao cho hiệu quả nhất.

Cấu trúc hình phễu

Mục đích của việc áp dụng cấu trúc hình phễu là thu hút sự chú ý của người đọc vào câu hoặc đoạn đầu tiên. Vì vậy, hãy đề cập đến những nội dung chính ngay từ đầu. Nói cách khác, phần mở đầu là phần quan trọng nhất. Cấu trúc này cũng rất hiệu quả khi viết thông báo hay cập nhật nhanh các tin tức quan trọng.

Cấu trúc hình thoi

Cấu trúc hình thoi cho phép người đọc chuẩn bị tâm thế để tiếp nhận các thông tin quan trọng. Cấu trúc này hiệu quả trong việc truyền tải những nội dung khó nói hoặc đưa ra yêu cầu. Chẳng hạn, khi viết thư từ chối, lời từ chối ngay Ở câu đầu tiên nghe có vẻ khá phũ phàng, vì vậy sẽ tốt hơn nếu ta sử dụng cấu trúc hình thoi này.

Cấu trúc giải quyết vấn đề

Cấu trúc giải quyết vấn đề được sử dụng để nêu ra và lý giải một vấn đề sau đó trình bày quan điểm. Ví dụ, khi một khách hàng thể hiện sự không hài lòng đối với sản phẩm của công ty, cấu trúc này không chỉ giới hạn ở việc đưa ra lời than phiền mà còn giúp đề xuất cách giải quyết vấn đề. Bạn nên áp dụng cấu trúc này khi trình bày những vấn đề liên quan đến hợp đồng, việc thương thảo, hay vấn đề giao hàng vv.

Cấu trúc trình tự thời gian

Cấu trúc này hiệu quả khi ta viết về các trình tự hay quy trình làm việc. Bạn có thể bắt đầu bằng việc trình bày các nội dung theo trình tự thời gian hoặc mô tả kết quả trước rồi trình bày sự phát triển các nội dung theo trình tự thời gian.

Cấu trúc hỏi đáp
 

Cấu trúc này hiệu quả khi ta giải thích các sự việc theo từng bước. Khi đưa ra các chỉ dẫn hoặc hướng dẫn sử dụng, hãy nêu thắc mắc của người khác dưới dạng các câu hỏi, sau đó trình bày chi tiết câu trả lời.

Nguồn: English Business Writing (Juliana Jiyoon Lee) - Mai Ngọc Phương dịch