Làm sao để vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Vận hành doanh nghiệp luôn là vấn đề khiến nhiều chủ Doanh nghiệp /CEO đau đầu vì nó đòi hỏi rất nhiều thứ cần phải rõ ràng và được phối hợp nhịp nhàng với nhau. Trong nội dung bài viết này tôi mạn phép đề cập một phần nhỏ nhưng rất quan trọng đối với công tác vận hành doanh nghiệp. Khi làm tốt điều này tôi tin doanh nghiệp chúng ta sẽ được cải thiện hơn rất nhiều. 

Khi bạn không làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho từng bộ phận, từng vị trí trong công ty được thông suốt thì công tác quản trị vận hành sẽ không thể chạy êm được. Và trong thực tế không ít doanh nghiệp rơi vào tình cảnh này. Và trong nhiều trường hợp, khi tôi hỏi 1 anh trưởng phòng kinh doanh, 1 chị trưởng phòng nhân sự về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của họ là gì thì hoặc là những gì họ nói khác xa với những gì công ty quy định hoặc là họ ấp úng nói không rõ vì chính họ cũng còn mơ hồ.

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, sự chồng chéo, không rõ ràng đã gây ra rất nhiều xung đột mâu thuẫn với nhau làm sứt mẻ tình bạn, vợ chồng cãi vã dẫn đến chia tay, nhân viên giỏi rời bỏ công ty. Tôi xin mạn phép chia sẻ 2 tình huống mà có lẽ chúng ta cũng gặp rất nhiều trong kinh doanh.

Tại một công ty kia, có 3 người bạn cùng nhau lập doanh nghiệp có phân chia “miệng” là người phụ trách điều hành, người phụ trách bán hàng và người lo tài chính. Khi công ty triển khai các vấn đề về marketing, người phụ trách tài chính tương đối rõ nhất nên xung phong làm việc cùng đối tác và công việc cứ thế cuốn anh ta khiến anh ta bỏ bê công việc tài chính của mình. Mọi dữ liệu, tiền bạc, công nợ thì lại dồn qua anh CEO, anh CEO bị cuốn vào hàng tá con số báo cáo kế toán, tài chính đến điên cả đầu, vì thế không còn thời gian để làm các công việc như ban đầu đề ra. Mọi người đều suy nghĩ “mình làm tất cả vì công ty” nên cứ “chịu đựng mà làm” rồi đâu sẽ vào đấy. Nhưng ngày qua ngày, mọi việc bắt đầu rối lên, những cuộc họp “êm đềm” được thay bằng những cuộc họp “sóng gió” và cuối cùng giải tán chia tay nhau.

Một trường hợp khác là khi mới ra kinh doanh, 2 vợ chồng “đồng vợ đồng chồng” cùng nhau nỗ lực gây dựng công ty. Đến khi công ty lớn hơn, gần 30 nhân viên, chồng làm CEO, vợ làm kế toán trưởng kiêm quản lý kho vật tư nhưng quyền hạn thì “thủ kho to hơn thủ trưởng”. Trong cuộc họp anh chồng duyệt hết rồi nhưng đến khi thực thi thì vợ lại xen vào cắt cớ, vặn vẹo và “bác bỏ” nhiều quyết định của chồng khiến cho nhân viên bên dưới gặp cảnh “1 cổ 2 tròng” và bắt đầu xảy ra xung đột căng thẳng giữa 2 vợ chồng xém chút dẫn đến ly dị vì những cuộc cãi vã được mang từ công ty về đến nhà, đến tận buổi cơm gia đình.

Ông bà có nói “tư tưởng không thông vác bình tông cũng nặng”. Do đó chỉ khi mọi phòng ban, mọi vị trí trong công ty thông suốt về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, các chỉ tiêu đo lường kết quả công việc của mình thì mọi người sẽ không còn “lăn tăn, lấn cấn, hoài nghi, xung đột” nữa. Từ đó họ sẽ có niềm tin, tự tin với vị trí mà mình đảm nhiệm, với công việc mà mình làm. Họ sẽ làm việc vì chính bản thân họ, khi đó người chủ không cần cả ngày đi nhắc nhở, thúc ép hay “canh me rình rập” nhân viên làm xong việc chưa, có vừa làm vừa chơi không, có cắt xén công việc không. Sẽ không còn cảnh các đồng sáng lập chồng chéo công việc của nhau, các phòng ban không còn đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Và quan trọng tư tưởng của người chủ, người điều hành tối cao của công ty phải thông suốt về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, các chỉ tiêu đo lường kết quả công việc của mình trước thì mới có thể làm thông tư tưởng cho cộng sự cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, các chỉ tiêu đo lường kết quả công việc cần phải được ghi rõ ràng ra văn bản, truyền thông cho tất cả mọi người hiểu rõ, mọi người phải “thuộc làu làu” khi hỏi đến. Bạn có thể bất chợt hỏi 1 ai đó trong công ty xem anh ta/chị ta nắm rõ đến đâu. Nếu họ chưa nắm rõ thì cần xem xét trách nhiệm này thuộc về ai, về phòng nhân sự hay quản lý trực tiếp của người đó, mà cho dù lỗi của ai thì trách nhiệm cuối cùng vẫn ở người đứng đầu doanh nghiệp. Nó giúp chúng ta nhìn nhận lại bản thân mình rõ hơn.

Một vài chia sẻ đầu năm, mến chúc anh chị có một năm thật nhiều may mắn và hạnh phúc.

Nguồn: Lê Thanh Duy