Làm sao để xây đội ngũ gọn tinh nhuệ hiệu suất cực cao (áp dụng cho Sme dưới 20 người)

PHẦN 1:

Mình rất hay gặp các câu hỏi kiểu như:

•  Chọn tool nào để quản lí nhân viên?
•  Trả lương thưởng thế nào?
•  Làm sao để giữ chân người giỏi?
• Chia cổ phần Esop ra sao?

Quan điểm của mình sau 17 năm khởi nghiệp và tạo dựng khoảng chục công ty nhỏ (5-20 người)

- Chọn người khiến ta có thể nói chuyện, bàn luận và chém gió mỗi ngày: thực tế SME luôn phát sinh đủ thứ việc không biết trước nên điều quan trọng nhất là mọi người cần tương tác được với nhau ngày đêm. Như vậy thì việc luôn chạy và ý tưởng sẽ luôn xuất hiện.

- Tạo năng lượng song song với đào tạo kĩ năng: làm sao để không khí luôn hăng say, tốc độ xử lí luôn nhanh gọn. Việc đào tạo chú trọng tới bơm năng lượng, khơi gợi tinh thần hơn là chỉ tập trung kiến thức.

Ví dụ: 1 bạn trainee bên A1Demy có thể làm việc liên tục cả tuần, từ content, seeding, event đến sale/ cskh. Tuy skill chưa tốt nhưng khối lượng công việc và kết quả rất ổn.

- Gắn mục tiêu nhân viên với tổ chức, quan tâm tới từng người để giúp họ kích hoạt kĩ năng tiềm ẩn. Tăng trưởng ko đến từ việc thêm người mà đến từ việc nâng cao hiệu suất từng người.

Có 5 bước để xây dựng team

1. Forming:

Tìm người phù hợp, mời lên thuyền và phân vai trò. Thường ban đầu cần 3-5 người là đủ: sale, vận hành, marketing, chăm sóc khách hang (CSKH).

Điều quan trọng là mọi người vui vẻ, kết nối và hiểu rõ điều cần làm, cũng như con đường mà công ty muốn tới. Họ chính là hạt nhân cho các nhân sự tiếp theo. Nếu train tốt thì đây chính là các tướng sẽ dẫn dắt những bộ phận sau 3-5 năm tới

2. Storming

Đẩy năng lực từng người lên hết cỡ. Sẽ có người thấy không phù hợp và văng, điều này tốt vì ta sẽ chọn người mới.

Điều quan trọng là mỗi người phải thật sự hiệu quả trong vai trò, để làm gương cho những người tiếp theo.

Các quy trình bắt đầu hình thành trong giai đoạn này: mỗi người viết lại những bước để thực hiện việc rồi tìm các tool hỗ trợ và mô tả các tình huống quan trọng cần xử lí. Cho nên nếu chưa đạt tới hiệu suất thì chưa cần quá quan tâm tới quy trình.

Lúc này bắt đầu xảy ra mâu thuẫn, và các cá nhân phải học cách xử lí. Sẽ xuất hiện những người giỏi dàn xếp, biết lắng nghe thúc đẩy đội ngũ- đó là người để đưa lên vị trí quản lí sau này

3. Norming

Chuẩn hoá những gì hay nhất để tuyển thêm và tối ưu cả team

- Chân dung: người thế nào sẽ khớp với team và giúp team đi xa hơn

- Quy trình: làm thế nào để mọi việc trơn tru

- Best practices: những kĩ năng/ bí kíp nào sẽ giúp đạt kết quả cao

- Văn hoá: những hành vi, cách ứng xử, hoạt động nào sẽ tạo năng lượng cho team

- Chính sách: những quy định nào khiến mọi người hứng khởi và tuân thủ

- Thưởng/ phạt

- Kỉ luật

Đây mới là lúc đưa Tool vào để mọi người làm việc & kết nối hiệu quả hơn

4. Performing

Sau bước 3, cả con người, tool, quy trình đều ổn thì Hiệu suất cả cty sẽ đẩy lên mức cao nhất. Lúc này ta sẽ cảm nhận được đây chính là đội ngũ có thể đi bền lâu và cùng nhau chinh phục những mục tiêu rất rất cao.

Nếu không tới được bước 3 hay 4 thì việc mở rộng team sẽ dẫn tới mâu thuẫn, cồng kềnh và tiềm ẩn các nguy cơ loạn lạc về sau.

5. Adjourning

Team nào cũng phải tới giai đoạn trục trặc, mâu thuẫn, bất mãn. Điều này nếu xảy ra sớm là tốt. Bởi vì ta sẽ biết sai ở đâu mà sửa, và nhận ra những gì lỡ ảo tưởng. Nhất là các founders/ key members cần thấu hiểu bản thân, đồng đội hơn để thật sự trưởng thành.

Nếu không vượt qua giai đoạn này, team sẽ vỡ vac quay lại bước 1: lập team mới.

Thời social / tiktok ngày càng khiến 1 team dễ vỡ hơn vì mỗi cá nhân sẽ đề cao quan điểm/'lợi ích riêng hơn. Vì vậy Sếp càng phải thấu đáo, tâm lý và nghĩ về ae hơn, hiểu được từng cá nhân và giúp họ lên level là công việc quan trọng nhất. Các sếp hay ra ngoài, ít coi trọng nhân sự sẽ luôn đối mặt với sự bất ổn.

Còn nếu thấy mình không giỏi về nhân tâm, hãy mạnh dạn trao quyền cho người tốt hơn. Công ty luôn cần nhiều Sếp để làm chỗ dựa cho nhiều cá tính.

PHẦN 2:

Quan điểm của mình về cách quản trị & phát triển đội ngũ thời Social + Tech + Online:

- GenZ đi tìm kiếm những môi trường để họ khám phá bản thân và chinh phục các mục tiêu cá nhân chứ không chỉ để nhận lương. Vì thế các kiểu quản lí áp đặt, 1 chiều sẽ khó có hiệu quả.

- Mối quan hệ cấp trên, cấp dưới dần phải trở thành cộng tác: mỗi người 1 vai trò, tôn trọng nhau và chia quyền lợi minh bạch. Vì thế các kiểu quản lí mập mờ, bề trên sẽ khó tạo ra sức mạnh.

- Quản lí hành chính theo giờ giấc, tác vụ dần phải chuyển qua kiểu quản lí theo hiệu năng và không giới hạn bởi địa lý. Làm sao ít họp hành, gặp gỡ, di chuyển mà vẫn có kết quả. Làm sao có thể làm việc 24/7, ở mọi nơi, bằng các công cụ sẵn có.

LÀM THẾ NÀO?

1. Thiết kế lại cách giao tiếp và kỉ luật công việc theo hướng cá nhân hoá. Ví dụ: có những team (sale/ marketing) ko nhất thiết phải checkin lúc 8.30 và về lúc 6h; họ nên bắt đầu từ sớm hơn (7h), nghỉ nhiều lần hơn trong giờ (để tái tạo cảm hứng) và có thể chia ca để làm tới khuya + cuối tuần. Hoặc có những bạn ko cần đến công ty khi không có lịch cần, bù lại họ sẵn sàng làm ngoài giờ mà không kêu ca.

2. Tạo ra nhiều hoạt động gắn giữa chơi + học + làm. Ví dụ 1 chuyến đi team building cuối tuần vẫn có thể dành vài buổi họp/ học, vừa chia ca ra để làm việc, vừa dành thời gian để lắng nghe/ feedback lẫn nhau. Như vậy thì tháng nào cũng đi team building, bỏ luôn company trip và giảm được 1/2 số buổi họp. Hoặc mỗi tuần có vài buổi cafe bên ngoài vừa bàn luận vừa chém gió vừa lên năng lượng lẫn nhau. Rõ ràng Sme luôn có nhiều tự do để sinh ra những kiểu làm việc ko có trong khuôn mẫu.

3. Linh hoạt sử dụng nguồn lực bên ngoài để tăng sức mạnh. Ví dụ: muốn làm Tiktok thì thuê 1 chuyên gia (freelancer) tư vấn + cùng làm với team song song với việc hợp tác với mấy đội khác- như vậy đội ngũ vẫn gọn mà năng lực vẫn đầy đủ. Điều quan trọng nhất là mọi người cùng làm cùng tương tác cùng học, không phân biệt trong ngoài.

Nói thì dễ nhưng muốn làm tốt thì Sếp phải thật sự làm gương và luôn biết lên tinh thần cho team. Ở quy mô nhỏ thì không cần trợ lý, không cần HR, mà Sếp luôn phải là hình mẫu để mọi người noi theo. Sếp đôi khi không cần giỏi chuyên môn nhất, nhưng phải có kĩ năng xử lí vấn đề và phát hiện những lỗi lầm nhanh nhất

Ví dụ: 2013, mình mở 1 cty làm SEO/ GOOGLE ADS với 3 nhân sự chưa có kinh nghiệm và mình cũng không giỏi 2 món này. Việc đầu tiên là tìm 2 chuyên gia để hỗ trợ từ xa (vừa làm vừa dạy cho team) còn mình đi sale. Có dự án thì lại tuyển thêm người và hợp tác với freelancer tuỳ giai đoạn. Như vậy vẫn đảm bảo được hiệu quả tài chính và kết quả dự án. Điều mình tập trung nhất giai đoạn đó là: bán hàng, tìm người và tạo ra các hoạt động hấp dẫn để lôi kéo nhân tài gắn kết cty. 2 năm đầu tiên vẫn có nhiều trục trặc, mâu thuẫn, khi mà đội ngũ non trẻ nhưng mọi thứ đều được giải quyết rất nhanh vì mình làm gương cực tốt và có uy với tất cả. Quá nửa trong số 20 người thời đầu giờ đã là Ceo/ Director vì họ học theo những phẩm chất tốt đẹp của Sếp và có kĩ năng xoay xở linh hoạt.