Personal productivity - Công cụ quản lý hiệu suất cho cá nhân

Mọi người có thể tham gia group Tăng Trưởng Thực Chiến, Growth Mastermind để đọc thêm các bài viết tương tự nhé.

1 Doanh nghiệp muốn hiệu quả thì từng cá nhân hiệu quả. Ngoài những việc cần làm như tăng lương, xây chính sách, quy trình...thì CEO cần luôn để ý tới các công cụ nhằm hỗ trợ nhân viên làm việc và cộng tác với nhau.

Mọi người thử tư duy thế này:

Công ty có 20 nhân sự, mỗi người làm được x (vnđ) mỗi tháng thì doanh số là 20x. Nếu muốn lên 40x, bạn có thể tuyển thêm 20 người - Nhưng điều đó sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề vì để quản lý trên 40 đòi hỏi nhiều năng lực lãnh đạo.

Cách khác là bạn có thể tuyển thêm 5 cá nhân mới và nâng cao năng lực của 20 người kia lên 1.5 lần. Cách đó tiết kiệm hơn và phù hợp với nguồn lực hơn. Để tăng thì cần có công cụ. Rất may là hiện có nhiều tool từ miễn phí đến rất rẻ cho các công ty nhỏ. Vì thế năng lực triển khai tool là 1 loại năng lực quan trọng mà CEO cần biết

Đây là bài trích từ anh Nguyen Ngoc Tuan, người chịu trách nhiệm về chuyển đổi số tại nhiều công ty lớn

Microsoft Todo có những thứ mà giúp mình phân loại được công việc nó thuận tiện để có sự tập trung và tăng hiệu suất.

Mình viết ra theo cách approach của Mission Control Productivity, link bên dưới cho mọi người có thể tham khảo.

1. Capture tool

(Công cụ ghi lại toàn bộ những cái thứ nghĩ ra trong đầu, hoặc cần phải làm, cho cả chính cá nhân và công công ty)

Bạn cần phải có 1 nơi để viết ra, và chỉ 1 nơi duy nhất, cho dù bạn viết trong sổ, chat.. thì bạn cũng phải gom về 1 nơi này, khi mọi thứ được viết ra, đầu óc bạn sẽ được tự do, không còn phải vắt não ra nhớ nhớ, quên quên.

** Và mình dùng "Tasks" để làm công cụ capture tool, nó không cho mình rename tên, nên mặc định mình sẽ phân loại "Tasks" là những thứ cần lưu trữ tạm và bỏ vào đó.

2.

Mình có 3 list để phân loại công việc vào 3 rổ chứa, ý nghĩa của 3 loại này cần phải chịu khó xem tài liệu, chứ vài dòng chữ không nói lên được tinh hoa của nó

Từ những việc trong Capture Tool, mình chuyển nó sang 3 rổ này

• Calendar of Occasions: Là những việc cần phải làm và đã đặt nó lên lịch và đã sắp xếp thời gian, và thời gian cần để hoàn tất cho nó - và rất rõ cần làm gì trong đó để đảm bảo thời gian sắp xếp là đủ
• Not Doing Now: Là những việc tạm thời chưa sắp xếp được đưa lên lịch, có thể hằng ngày, tuần review lại và đưa lên lịch sau.
• Never Doing Now: Là những việc cứ ghi ra đó, rồi sẽ thỉnh thoảng review nó lại đưa vào 2 danh sách trên (Nó như là 1 backlog)

3. Relevant Information System

Đây là những thông tin liên quan kèm theo của những việc cần làm, đó là những file tài liệu, hình ảnh, link.. thay vì lúc làm bạn phải lục tung lên tìm thì bạn lưu trữ sẵn.

MS Todo thì xịn rồi, có sẵn attachfile, note, comment trong từng việc cần làm, bạn có thể lưu trữ tài liệu thoải mái

4.

Hằng ngày những gì cần làm, mình đã đưa lên lịch, hoặc mình chuyển vào "My Day" để nhìn vào nó và có sự tập trung cho những cái này thôi.

Di chuyển những việc ở "Calendar of Occasions" vào "My Day", hằng ngày mở app ra nó sẽ suggest ra cho bạn chọn đưa vào "My Day"

5. Flagged email

Đây là tuyệt tác của hệ sinh thái Office 365, bạn có 1 email nào quan trọng trong hộp mail, bạn có thể gắn cờ trong mail và nó sẽ hiển ở đây, click xem cũng rất nhanh gọn nội dung mail - khi cần reply bạn mới mở mail ra.

Nó giúp cho bạn có sự focus, thay vì mở ra 1 đống email, và flagged email như là 1 việc bạn cần làm, và bạn sẽ phân loại nó, hoặc đánh dấu nó đã hoàn tất

6. Planned

Đây cũng là 1 tuyệt tác của Microsoft Planner, từ công cụ quản lý các danh sách công việc theo team, dự án bên đó, những task nào được assign cho bạn nó sẽ hiện ở đây

Bộ Microsoft Planner hơi bị ngon, nó như trello có sẵn trong bộ Office 365. Và bạn có thể phân loại các việc cần assign đó để cho ngày làm việc, hay việc quan trọng cần làm

Sự đầy đủ của MS Todo là bạn hoàn toàn có thể apply theo bức tranh "6 công cụ cho tăng hiệu suất", bạn phân loại nó, lưu trữ các file kèm theo liên quan, với công cụ này bên cạnh bạn sẽ không bỏ sót những gì cần làm

Nói gì dễ, nhưng việc kỷ luật nó để mỗi ngày tuân thủ theo rất khó, mình cũng lười và lâu lâu phải tự ép mình vào công cụ và tuân thủ phương pháp này để hiệu suất cá nhân tốt hơn.

Mọi người có thể đọc thêm tại đây: https://www.slideshare.net/ebschmidt/what-is-mission-control

Xem thêm:

15 Nguyên tắc để thiết kế một dịch vụ tốt

10 bài học phát triển bản thân và sự nghiệp

Ý nghĩa của việc trở thành doanh nhân khởi nghiệp