Doanh nghiệp đi lên từ nghề và bài toán mở rộng quy mô

Khởi sự một doanh nghiệp, đã bao giờ là dễ dàng. Khác với đầu tư, kinh doanh cá nhân, mở một công ty thực sự là bạn phải xác định có một tầm nhìn nhất định về doanh nghiệp, sản phẩm của mình. Thật lòng tôi rất ngưỡng mộ những người bạn, người anh chị từ nghề đi lên mà gây dựng được cả doanh nghiệp từ con số 0 đến doanh thu trăm tỷ. 

Toyota đi lên từ cái xưởng dệt, Daewoo từ cái cửa hàng bán gạo, Trường Hải đi lên từ xưởng sửa chữa cơ khí ô tô, Hoàng Anh Gia Lai từ cái xưởng gỗ, Đồng Tâm từ cái xưởng...Thế nên tôi vẫn động viên các anh chị rằng mình đã vận hành được đội ngũ 20-30 người, đã có doanh thu tiền tỷ lại còn trụ được qua mấy năm Covid thì đã đến lúc nghĩ đến chuyện mở rộng lên x2, x3. Chuyện rằng ai cũng muốn nhưng khó quá, khó ở việc càng tăng trưởng doanh nghiệp càng rối. Các CEO đi lên từ nghề rất giỏi chuyên môn nhưng khi nhiều nhân viên hơn, bộ máy cồng kềnh hơn là không quản lý được.

Bóc tách vấn đề thì có vài nguyên nhân chính như này. Sếp rành nghề nhưng thiếu kỹ năng quản trị. Sếp rành nghề mà nên cứ quen ôm đồm việc không tin tưởng giao cho người khác. Thay vì làm huấn luyện viên thì cứ thấy việc lại lao vào làm, ổng ốm là doanh nghiệp ốm theo, nhân viên không biết làm gì. Thứ 2 là công việc các phòng, ban chồng chéo. Bản thân doanh nghiệp không có phòng, ban rõ ràng hoặc có nhưng không xác định được đầu vào, đầu ra, không có quy trình cụ thể. Các bộ phận làm việc chắp vá thiếu tính liên kết và bổ trợ lẫn nhau.

Chung quy lại thì bài toán nằm ở việc chuẩn hóa quy trình, chuyển giao cho đội ngũ kế cận rồi kiểm soát. Nói về số hóa và tối ưu quy trình thì có nhiều phương pháp: PDCA, lean sigma, Kaizen, Parento,... Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhỏ mà áp ngay công thức này vào sẽ có phần gượng ép. Thay vì thế có thể bắt đầu từ việc đóng gói các luồng công việc thành hệ thống và quy trình. Nếu sử dụng phần mềm để đưa lên dùng chung thì tốt mọi người đều nắm được và làm theo. Nhân viên làm việc có kỷ luật và Sếp cũng dễ giám sát theo dõi hiệu quả công việc. Lấy ví dụ quy trình mua vật tư, quy trình thanh toán công nợ, quy trình sản xuất từng lô hàng từ bước lên kế hoạch sản xuất đến kiểm tra chất lượng và lưu kho, xuất kho,.. 

Đôi khi viết ra quy trình thì mới biết đó giờ nhiều thứ làm quen nhưng chưa chuẩn, chưa tối ưu. Không phải cứ giỏi nghề thì quản lý vận hành cũng giỏi. Dành lời khuyên đến các anh chị cứ chuẩn hóa, số hóa hết mọi quy trình, trao quyền cho anh em bên dưới để các bộ phận tự vận hành tự tối ưu, dần dà sẽ đúc kết ra những phần lãng phí để cắt, những công nghệ cần cải tiến. Khi ra được quy trình vận hành tinh gọn rồi thì cứ thế mà nhân lên mở rộng quy mô xưởng, nhà máy hay thêm chi nhánh kinh doanh. Bên nào nhỏ thì anh em cứ linh hoạt vẽ quy trình trên excel, google sheet miễn phí, có chi phí thì dùng Base, đủ mạnh, đủ nhẹ cho đa phần quy mô doanh nghiệp. Base có tính năng Workflow hỗ trợ phần số hóa quy trình này rất tốt, wework thì cho phép giao việc và quản lý hiệu suất đội nhóm rất hiệu quả.